Managementul Mobilierului şi al Echipamentelor

Managementul eficient al mijloacelor fixe, cum ar fi mobilierul si echipamentele, este vital pentru mentinerea sănătatii financiare a organizaţiei. Cu toatea acestea, atunci când încercăm să evaluăm valoarea şi amortizarea acestor bunuri, controlând în acelaşi timp costurile şi respectând toate procedurile contabile şi administrative de inventariere, managementul mijloacelor fixe poate părea complicat. Aplicaţia ARCHIBUS pentru Managementul Mobilierului şi al Echipamentelor este o soluţie bazată pe AutoCAD® care vă ajuta să controlaţi mutările de mobilier, noile achiziţii, schimbările etc, astfel încât să puteţi reduce costurile, mărind în acelaşi timp productivitatea.

Beneficii

• Planificarea şi execuţia relocarilor de echipamente în mod eficient pentru reducerea rulajului inutil şi impactul acestuia in productivitatea organizaţiei.
• Scenarii de amplasare ale echipamentelor pentru analiza diferitelor opţiuni înainte de amplasarea lor propriu-zisă
• Asocierea şi monitorizarea proprietăţii asupra bunurilor pentru responsabilizarea angajaţilor şi reducerea costurilor de amortizare
• Reducerea nevoilor de casare prin urmărirea amplasamentului şi deprecierii bunurilor.

Realizarea simpla de relocari, schimbari şi achiziţii

Planurile de mutare dintr-o locaţie în alta pot fi executate astfel încât să creeze un deranj minin. Mai mult, ele pot încopora uşor şi schimbările ad hoc care adesea generează costuri serioase. Crearea de comenzi de relocare sunt susţinute de intrucţiuni detaliate şi sunt generate în urma analizei de scenarii posibile privind dispoziţia personalului.

• Printr-o singură acţiune, puteţi generarea comenzi de relocare ale tuturor angajaţilor dintr-un departament
• Ilustrarea locaţiilor folosind desene CAD
• Identificarea şi monitorizarea departamentelor care necesită cele mai semnificativerelocari si reorganizări

Vizualizarea de amplasări eficiente

Prin rearanjarea amplasamentelor din planurilor etajelor CAD, puteţi compara necesităţile diferitelor forme de organizare pentru a determina opţiunea optimă. Întrucât informaţiile privind mobilierul şi echipamentele sunt legate de planurile locaţiei, noile informaţii sunt actualizate imediat şi introduse în baza de date pentru a reflecta cât mai precis amplasarea aleasă.

• Legături între planuri CAD şi informaţii legate de mijloacele fixe
• Generarea şi compararea de rapoarte şi scenarii în amplasamente de probă
• Determinarea capacităţii resurselor curente de se conforma diferitelor amplasamente prin legături cu alte informatii referitoare la activele corporale (mijloace fixe, imobilizari corporale), infrastructură si utilitati

Înţelegerea utilizării mijloacelor fixe

Înţelegerea modului în care sunt folosite mobilierul şi echipamentul, vă va permite să alocaţi resursele organizaţiei mai eficient şi să organizaţi proactiv costurile de reorganizare. Puteţi compara rezulatatele provenite de la un audit cu rezultatele inventarului şi puteţi corecta discrepanţele prin aducerea la zi a tabelelor de inventar şi a planurilor.

• Alocarea mobilierului şi echipamentului în funcţie de departament şi divizie
• Monitorizarea de mijloace fixe individuale sau/şi seturi de mijloace fixe şi adăugarea de detalii suplimentare atunci când este necesar
• Legături între reprezentări alfanumerice şi reprezentări grafice

Acces mai rapid pentru colectarea de informaţii

Inventarierea poate fi un proces lent şi neplăcut. Formularele şi capacitatea alocării de coduri de bare pot mări viteza acestui proces. Puteţi compara rapid locaţia reală a unui mijloc fix cu cea reprezentată în baza de date ARCHIBUS şi puteţi încărca în sistem datele obţinute din realitate pentru a menţine un inventar şi o evaluare precise. În cazul în care descoperiţi echipamente deteriorate, le puteţi scana codul de bare pentru a accesa informaţiile privind reparaţia sau garanţia lor.

• Puteţi folosi fie valori alfanumerice, fie coduri de bare pentru o inventariere rapidă, flexibilă şi precisă
• Monitorizaţi valoarea echipamentelor şi a mobilierului si partajati aceste date cu aplicaţiile financiare
• Alocaţi valoarea totală sau parţială a unui mijloc fix unui centru de cost

Planuri de buget

Puteţi crea uşor bugete pentru proiecte, pentru centre de cost sau pentru întreaga organizaţie. Puteţi lua decizii mai bune privind cheltuielile şi puteţi monitoriza constat amortizarea şi deprecierea mijloacelor fixe. Acest lucru vă va permite să decideţi ce doriţi să reparaţi, să înlocuiţi sau să mutaţi într-o altă locaţie. Alternativele de tipul “cumpăr sau închiriez” sunt uşor de analizat şi vor determina opţiunile cele mai bune pentru nevoile companiei dvs.

• Alegeţi una din multele metode de evaluare a amortizării astfel încât să o puteţi încadra perfect în politica organizaţiei dvs.
• Evaluaţi întreg portofoliul de mijloace fixe pentru a vă optimiza politica de asigurări
• Stocaţi informaţii privind garanţia pentru echipamentele de valori mari pentru a putea controla mentenanţa şi costurile acesteia
• Organizaţi contractele de închiriere şi/sau leasing pentru a evita penalizări sau timpi morţi
• Controlaţi alocarea bunurilor folosite în comun şi redistribuiţi bunurile aflate în exces